Criar novo registo de documento
O utilizador responsável pela criação do novo documento cria um novo registo indicando que tipo de documento se trata (WRS,FP,FT..etc), qual é o grupo de revisores que deverão ter acesso à revisão do mesmo, quem é o principal responsável pelo documento e o id do utilizador que criou o documento. Além disso deve preencher os campos que identificam o documento, seguindo as regras definidas para cada tipo de documento. O documento deve ainda possuir um código único que permita identificar o documento, contudo isto não é suficiente para pesquisar documentos.
Criar nova versão do documento
Ao registar um novo documento, o sistema deverá criar a primeira versão documento atribuindo-lhe o código Ver-001, por exemplo.
Anexar ficheiros
Seguidamente o utilizador que cria o documento poderá anexar os ficheiros que pretender, desde que estes tenham uma extensão aceitável, de acordo com o que foi definido pelo gestor do sistema de informação.
Enviar documento para revisão
Quando a versão está completa, o criador do documento envia a versão para apreciação e aprovação por parte do grupo de revisores definido para este documento específico.
Análise discussão de proposta
A actividade de análise e discussão da proposta de revisão pode ser feita de três formas:
Sequência fixa de revisores:
Existe um conjunto de revisores pré determinados pelo responsável (director de engenharia) que deverão rever o documento de forma sequencial, enviando cada um o seu comentário ao criador do documento, sendo que este efectua as alterações necessárias. Os comentários devem ficar visíveis também para os restantes revisores.
É nomeado um dos revisores que deverá aprovar ou recusar a versão do documento, enviando a lista de razões ao criador do documento.
Tomada de decisão
No final, o responsável principal aprova/reprova o documento e é enviada uma mensagem a todos os intervenientes. O documento passa ao estado Aprovado ou Reprovado. No caso de reprovação, o resultado da discussão deve ser enviado a quem originou o documento e este deve ter acesso ao tópico de forma a perceber as razoes da reprovação e este deve criar uma nova versão corrigindo os erros. No caso de ser aprovado este passará ao estado “aprovado” podendo ser publicado de seguida por um revisor com essa permissão.
Publicação
O documento poderá ser publicado pelo director de engenharia ou por outro colaborador com as permissões necessárias, sendo enviada uma mensagem a todos os interessados a notificar a publicação.
O processo descrito poderá ser necessário em alguns casos, contudo na maior parte dos casos, os documentos são aprovados/publicados de uma forma rápida, sem passar por todas as actividades do workflow. Visto que a empresa não possui uma dimensão que justifique um sistema totalmente estruturado de workflow em todas as situações pensou-se numa solução mais leve e mais ágil para colocar os documentos disponíveis no Sistema de Gestão Documental – o Processo de Aprovação Rápida.
Gerir utilizadores e seus cargos
O administrador do Sistema de Gestão Documental é responsável por criar os cargos (papéis) dentro do módulo ODM e também por associar esses papéis a utilizadores (funcionários).
Para manter a lista de cargos do ODM, no menu Gestão de Dados de Objectos faça duplo clique em Configuração ODM>>Autorizações>>Regras
A sessão Regras (tcppl0160m000) surge com a lista de todos os cargos já definidos:
Figura 3‑1 - Sessão de Cargos (regras) (tcppl0160m000)
Os cargos com alta autorização têm acesso sem restrições a todos os objectos do módulo ODM. Apenas os Superusuários têm autorização de criar um cargo de alta autorização.
Para adicionar um novo cargo na sessão Regras, siga o seguinte procedimento:
Clique em novo no menu Arquivo. Surge um novo registo.
Insira o nome para o novo cargo/papel e opcionalmente uma descrição.
Compartilhe com seus amigos: |
