Título do documento Manual de Procedimentos Módulo odm – erp baaN/ln controlo Documental Identificação do Documento



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Índice


1Introdução 1

2Conceitos (entidades do ODM) 2

2.1Bibliotecas 2

2.2Tipos de Documentos 3

2.3Revisores de tipo de documento 3

2.4Templates de documentos 3

2.5Documentos 3

2.6Revisores de Documento 4

2.7Revisão de Documento 4

2.8Descrição dos estados de revisão de documento 5

2.8.1Em desenvolvimento 5

2.8.2Enviado para Aprovação 5

2.8.3Aprovado 5

2.8.4Publicado 5

2.8.5Rejeitado 5

2.8.6Revisar 6

2.9Revisores de revisão de documento 6

2.10Links entre revisões de documentos 6

2.11Associar revisões de documentos a objectos do ERP 6

2.12Ficheiros 7

2.13Tipos de Ficheiro 7

2.14Operações com ficheiros 7

2.15 Fluxo de informação ao longo dos processos de negócio 7

3Processo de Criação de documentos (sequência de Actividades) 8

3.1Fluxo Global do Processo (BPMN) - hands-off 8

3.2Detalhe das actividades 8

3.2.1Criar novo registo de documento 8

3.2.2Criar nova versão do documento 8

3.2.3Anexar ficheiros 8

3.2.4Enviar documento para revisão 9

3.2.5Análise discussão de proposta 9

3.2.6Tomada de decisão 9

3.2.7Publicação 9

4Gerir utilizadores e seus cargos 10

4.1Manter a lista de cargos 10

4.1.1Adicionar Novo Cargo 10

4.2Atribuir cargos a funcionários 11

4.2.1 Atribuir novo cargo a um utilizador (funcionário) 11

4.3Ligar funcionários a utilizadores 11

5Gerir Permissões 12

5.1Introdução 12

5.2Manter Acções (operações sobre objectos) 13

5.2.1Manter Acções (dmcom0530m000) 13

5.2.2Criar nova acção para um tipo de objecto 14

5.3Grupos de Acções (Relações) 15

5.3.1Ver os filhos (membros) de uma acção pai 15

5.3.2Adicionar uma acção a uma acção pai 16

5.4Atribuir Acções a Cargos 17

5.4.1Manter Atribuições de Função 17

5.4.2Atribuir Acções a um Cargo 18

5.4.3Atribuir acções a um cargo utilizando Querys (Consultas) 19

6Gestão de Sistema de Áreas 21

6.1Gerir Servidores (Hosts) 21

6.1.1Registar Novo Servidor 22

6.2Gerir Sistema de Áreas 23

6.2.1Visualizar lista de Áreas 23

6.2.2Registar Nova Área 24

6.3Atribuição de Áreas de trabalho. 25

6.3.1Visualizar lista atribuições de área de trabalho. 25

6.3.2Atribuir nova área de trabalho a utilizador 26

6.4Gerir Áreas Montadas 27

6.4.1Visualizar lista de áreas montadas 27

6.4.2Registar uma nova área montada 28

7Gerir Bibliotecas 29

7.1.1Visualizar a lista de bibliotecas (dmsys0540m000) 29

7.1.2Criar uma nova Biblioteca 30

7.1.3Gerir conteúdos de uma biblioteca de documentos 30

7.1.4Abrir a sessão “ERP Objects linked to library” 30

7.1.5Criar uma hierarquia de bibliotecas lógicas 31

7.1.6Associar uma área segura a uma biblioteca 32

7.1.7Visualizar áreas secundárias associadas a áreas primárias 34

7.1.8Adicionar nova área secundária a uma área primária 34

7.1.9Visualizar lista de documentos contidos numa biblioteca 35

7.1.10Visualizar documentos de uma biblioteca em forma de árvore 36

8Gerir Tipos de Ficheiros admissíveis 37

8.1Visualizar lista de tipos de ficheiro 37

8.1.1Adicionar novo tipo de ficheiro e definir extensões permitidas 38

8.1.2Definir extensões por defeito para operações 38

9Gerir Tipos de Documentos 40

9.1Modos de Revisão de Documentos 40

9.2Visualizar lista de tipos de documentos 41

9.3Criar Novo Tipo de Documento 41

9.4Associar tipos de ficheiro a tipos de documentos 42

10 Gerir Comités de Revisão 43

10.1Criar um novo comité 44

10.2Visualizar revisores do comité 44

10.3Adicionar novo revisor ao comité 45

10.4Retirar revisores do comité. 45

11Utilização do SGDOC 46

11.1Visualizar lista de documentos 46

11.2Pesquisar documentos 46

11.3Registar novo documento 48

11.4Versões de Documento 50

11.4.1Visualizar lista de versões de um documento 50

11.4.2Ciclo de vida do documento 51

11.4.3Gerir Conteúdos de uma versão (revisão). 52

11.5Associar documentos a objectos do ERP 53

11.6Visualizar/imprimir documentos associados a objectos do ERP 53




  1. Introdução


O módulo de Gestão Documental do SSA ERP Baan/LN está integrado no módulo ODM (Object Data Management) e destina-se a fornecer uma gestão documental a toda a organização.

Muito do tempo gasto numa actividade administrativa é dispendido a procurar e manipular documentos. O sistema de Gestão Documental contribui para este aspecto fornecendo aplicações que permitem consultar rapidamente qualquer documento que exista na organização. Mas é possível ir muito mais longe. Os verdadeiros benefícios da introdução de soluções de Gestão Documental chegam quando se integram essas capacidades nos processos das organizações.

Utilizando o módulo ODM do SSA ERP LN, é possível obter ganhos significativos de produtividade pelos utilizadores, no acesso a partir das suas sessões de trabalho aos conteúdos documentais de negócio de que necessitam. Tudo isto sem terem de pesquisar, preencher ou arquivar documentos.

Por exemplo, um utilizador da área financeira pode aceder à imagem de uma factura, um contrato ou um cheque de forma imediata, a partir da respectiva sessão LN. De igual modo, um outro utilizador pode consultar um procedimento, um desenho ou uma especificação através da sessão de artigos do LN.

A criação de uma plataforma corporativa de gestão documental contribui fortemente para a eliminação dos “silos” de informação, transformando-os em arquitecturas abertas e que possam ser acessíveis por todos, de forma independente da aplicação que produz essa informação.

Ao utilizar-se plataformas de gestão documental como o Documentum, torna-se mais fácil garantir a integridade dos documentos críticos para o negócio, assegurando que são consultadas sempre as versões aprovadas dos documentos, permitindo auditar os circuitos de aprovação dos mesmos ou assegurar os níveis de acesso adequados.

O mecanismo de autorizações é utilizado para determinar as acções que cada utilizador individual poderá executar sobre as várias entidades do módulo de gestão documental. O conjunto de acções que um utilizador pode executar num documento, ficheiro, ou qualquer outro objecto dependerá do seu cargo.

Os cargos são associados a permissões para executar diferentes operações em diferentes objectos.

Podem ainda ser associadas condições a permissões de forma a especificar que um determinado cargo/papel poderá apenas executar uma acção específica sobre um objecto se uma condição particular for verificada.

O módulo de gestão documental possui os seguintes objectos (Entidades):


  • Bibliotecas

  • Tipos de Documentos

  • Documentos

  • Revisões de Documento

  • Ficheiros

  • Revisor

  • Comité

  • Cargo

  • Área

  • Acções
  1. Conceitos (entidades do ODM)

    1. Bibliotecas


As bibliotecas são utilizadas para organizar os documentos numa estrutura hierárquica. Uma biblioteca pode conter objectos do tipo sub-biblioteca, documento ou áreas de segurança.

Todos os documentos são associados obrigatoriamente a uma biblioteca. Essa biblioteca é utilizada para definir a área de armazenamento (pasta) segura para os documentos dessa biblioteca. de um dado tipo e, portanto, todas as bibliotecas devem ter uma área de segurança associada, pois, só assim os documentos serão armazenados correctamente.

Estas áreas de segurança são as áreas primárias, outras áreas relacionadas podem ser associadas a cada uma das áreas primárias. Os ficheiros que são anexos aos documentos de uma dada biblioteca serão movidos para a área primária quando a revisão do documento for submetida para aprovação ou Publicada, no caso de processo de aprovação rápida. Uma cópia destes ficheiros será também mantida nas áreas de segurança relacionadas.

    1. Tipos de Documentos


Os documentos são associados a um dado tipo de documento. O tipo de documento é usado para definir o modo de revisão do documento e pode também ser usado para definir a máscara identificadora do documento, assim como os tipos de ficheiros (extensões) que podem ser anexos às revisões desse documento.

Os tipos de documentos são associados a modos de revisão. O correspondente modo de revisão é aplicado a todos os documentos desse tipo de documento. O modo de revisão é uma combinação do tipo de documento com o facto de este possuir revisões de cópias impressas ou não.


    1. Revisores de tipo de documento


Para tornar o processo de revisão de documentos mais eficiente, um comité que consiste num presidente e seus revisores irá rever os documentos. O presidente pode adicionar revisores ao comité. Um documento poderá ter um comité associado, o que faz com apenas os membros do comité possam rever o documento.

Todos os revisores que fazem parte do comité, incluindo o presidente passam a fazer parte do tipo de documento. O presidente pode associar diferentes conjuntos de revisores a diferentes tipos de documentos.


    1. Templates de documentos


A gestão documental fornece outra funcionalidade através da qual o utilizador pode criar templates para os documentos. O ficheiro template, assim como qualquer outro ficheiro são anexos a uma revisão de documento. O utilizador poderá anexar templates para cada tipo de documento. Alem disso, poderá ainda anexar mais do que um ficheiro template para um dado tipo de documento, desde que o tipo de ficheiro (extensão) seja único. Depois de criar a template para um tipo de documento, o template é copiado para um novo ficheiro sempre que o utilizador anexa um ficheiro a uma revisão de documento e escolhe a opção template.
    1. Documentos


A informação de um documento pode ser armazenada em ficheiros electrónicos ou num meio não electrónico tal como papel. O acesso à informação é sempre feito a partir do documento, que é a unidade de controlo para o utilizador no SSA ERP ODM. O documento funciona como a página de rosto para os ficheiros e copias impressas. Se não existirem ficheiros nem copias impressas, o documento é uma entidade puramente lógica, geralmente utilizada para agrupar outros documentos.

Ao criar um documento, o ODM cria automaticamente a primeira revisão desse documento. As revisões de documento monitorizam as alterações aos documentos e seus ficheiros anexos ou cópias impressas. A maior parte do trabalho com documentos é feito nas revisões de documento. As revisões têm um estado associado que indica a posição do ciclo de vida em que a revisão se encontra: Em desenvolvimento, Enviado para Aprovação, Aprovado, Liberado/Publicado ou Expirado. As operações com ficheiros que podem ser realizadas numa revisão dependem do estado da revisão. Por exemplo, não pode ser alterado o conteúdo de uma revisão que se encontre no estado publicado.


    1. Revisores de Documento


Os revisores são importados para o documento tendo por base o tipo de documento e comité associado. O comité por defeito pode ser alterado na altura da criação do documento assim como os revisores podem ser associados individualmente ao documento.
    1. Revisão de Documento


A funcionalidade chave de um ciclo de vida de um documento é a seguinte:

  • Estado de revisão de documento por parte do ciclo de vida.

  • Histórico de revises

  • Check-in e check-out de ficheiros.

  • Engenharia Concorrente

A revisão de documento é o objecto principal para gerir o ciclo de vida do documento. Ficheiros e cópias impressas podem ser anexos as revisões de documentos, sendo que diferentes revisões de um mesmo documento podem ter ficheiros anexos completamente diferentes. O módulo de gestão documental permite dois métodos de trabalho com documentos.

O método standard inclui todas as fases do ciclo de vida de um documento, os documentos terão que ser submetidos e aprovados antes de serem publicados. Contudo, este ciclo de vida pode não ser relevante para determinados tipos de documentos. O utilizador pode especificar que estes documentos podem ser publicados directamente sem passar pelo processo de aprovação. Estes documentos são chamados de documentos “light”.


    1. Descrição dos estados de revisão de documento

      1. Em desenvolvimento


Neste caso estamos perante a primeira revisão de um novo documento ou uma nova revisão de um documento já existente. Quando o documento está neste estado, qualquer utilizador com as permissões necessárias pode modifica-lo, anexando ficheiros ou copias impressas e pode proceder comas operações do ciclo de vida da revisão (mediante autorização).
      1. Enviado para Aprovação


A revisão de documento foi submetida para revisão. Quando o documento está neste estado qualquer utilizador com autorização necessária pode visualizar os ficheiros e pode sublinhar os ficheiros anexados. Os ficheiros são movidos da área de trabalho para a área de segurança que foi definida para a biblioteca associada ao documento.
      1. Aprovado


O processo de revisão foi completado com sucesso. Não é possível efectuar mais alterações à revisão, os ficheiros que foram cortados podem ainda ser visualizados. Os ficheiros anexados podem ser não podem ser movidos.
      1. Publicado


A revisão de documento foi publicada. O desenvolvimento do documento foi completado com sucesso. No caso dos documentos “light”, os ficheiros são copiados da área de trabalho para a área de segurança definida para a biblioteca associada.
      1. Rejeitado


A revisão de documento foi rejeitada pelo revisor. Não é possível adicionar mais links a este documento durante este estado. Os ficheiros anexos continuam na área de segurança.

Redesign


A revisão de documento rejeitada foi redesenhada e foi criada uma nova revisão no estado em desenvolvimento. Os ficheiros originais podem permanecer na área segura dependendo dos requisitos, caso contrário os ficheiros são movidos para a área de trabalho do utilizador.
      1. Revisar


O documento publicado vai ser revisto e é criada uma nova revisão no estado em desenvolvimento. Todos os documentos podem ser copiados para a área de trabalho do utilizador, dependendo da necessidade.

Retirado


A revisão de documento foi retirada. O conteúdo é obsoleto. Nenhuma associação pode ser feita a esta revisão. Uma revisão de documento pode ser retirada mesmo se esta possuir ligações a qualquer entidade do ERP, ficheiros ou cópias impressas.

Vencido


Uma revisão de um dado documento passará ao estado vencido sempre que uma nova revisão do mesmo documento for publicada. Apenas uma revisão pode estar no estado publicado, para um mesmo documento.

O administrador de sistema odm pode definir estados secundários para as revisões. Estes estados secundários não afectam o funcionamento do módulo de gestão documental do odm.


    1. Revisores de revisão de documento


O processo de revisão pode ser de dois tipos – normal ou sequência de revisores fixos.

Na sequência de Revisores fixos, a revisão é feira em número sequencial e os revisores devem fornecer as recomendações para a revisão final que é realizada pelo presidente.


    1. Links entre revisões de documentos


É possível ligar documentos entre si através de ligações do tipo pai/filho, relação mutua ou relação simples.
    1. Associar revisões de documentos a objectos do ERP


Todas as sessões do SSA ERP Baan/LN possuem um ícone com um “clip” que permite anexar documentos e revisões de documentos aos objectos. Também é possível aceder a esta função através do menu “edit”.
    1. Ficheiros


Quando se associa um ficheiro pela primeira vez a uma revisão de documento, este é colocado numa área de trabalho e é assinalado como estando no estado “check out”. Para documento standard, os ficheiros anexados são marcados como “checked in” quando um utilizador submete a versão do documento para revisão. No caso de documento light (processo de aprovação rápida), isso acontece quando o documento é publicado. Quando um ficheiro é marcado como “checked in”, este é movido automaticamente da área de trabalho para a área segura. Para editar um ficheiro é necessário efectuar “check out” do mesmo.
    1. Tipos de Ficheiro


Quando um ficheiro é registado, este deve ter associado a si um tipo de ficheiro. O administrador do sistema de gestão documental é responsável por definir os tipos de ficheiro e suas extensões para cada tipo de documento.
    1. Operações com ficheiros


As operações seguintes podem ser aplicadas: Visualizar, imprimir, editar, check in, check out, enviar por email, mover, obter copia local, arquivar.
    1. Fluxo de informação ao longo dos processos de negócio


Os links entre objectos do ERP e documentos podem ser mantidos através o fluxo processo de negócio desde a entidade fonte até à entidade alvo. Por exemplo: Existindo uma ficha de processo associada a um item-roteiro, no módulo de engenharia, quando for criada uma ordem de produção utilizando o item-roteiro em questão, os links para os ficheiros serão transmitidos À ordem de produção em causa e o responsável pela secção produtiva terá acesso directo aos documentos que necessita de forma directa, através da sessão das ordens de produção, sem necessidade de pesquisa em outros locais.

As entidades envolvidas no processo de integração são as seguintes: Serviços, Gestão de Ordens, Fabricação, Projectos, Pessoas, Armazém, Financeiro e Gestão da Qualidade.


  1. Processo de Criação de documentos (sequência de Actividades)

    1. Fluxo Global do Processo (BPMN) - hands-off




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