Título do documento Manual de Procedimentos Módulo odm – erp baaN/ln controlo Documental Identificação do Documento



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Registar novo documento


  1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de Documentos>> Documentos >> Documentos. A sessão de documentos (dmdoc1510m000) inicia, listando todos os documentos registados no sistema.

  2. Clique Arquivo>>Novo ou (). A sessão Documentos – DETALHES (dmdoc1510m000) inicia.



10‑41 - Sessão Documentos – DETALHES (dmdoc1510m000)

  1. No campo documento, utilize a seta de pesquisa para escolher o tipo de documento que pretende criar (os tipos de documentos são definidos pelo administrador de sistema. Essa tarefa é descrita no capitulo 8 deste manual). Após escolher o tipo de documento, o código do novo do documento é gerado automaticamente, com base na máscara que foi definida para o tipo de documento escolhido. Para mais informações sobre como configurar máscaras, consulte o capítulo referente a máscaras de objectos. No caso de ter sido definida uma biblioteca por defeito para o tipo de documento, esta surgirá também de forma automática, podendo ser alterada caso pretenda.

  2. No campo “titulo” insira o título que pretende dar ao documento, tendo em conta as regras de nomenclatura definidas para o sistema de gestão documental da sua organização.

  3. Caso pretenda que o documento sofra um processo de aprovação rápida, seleccione a checkbox respectiva. O processo de aprovação rápida é uma funcionalidade que pode ser usada para obter uma aprovação rápida, em vez de submeter o documento a processo mais demorado (ciclo de vida normal). Se a checkbox for activa, todas as fases intermédias do ciclo de vida do documento em questão serão ignoradas. Depois de criar o documento, só é possível mudar este campo se todas as versões do documento estiverem no estado “Em desenvolvimento”.

  4. No campo >Função Responsável, indique, caso pretenda qual o cargo responsável pelo documento. Utilize a seta de pesquisa para abrir a lista de cargos que foi definida pelo administrador do sistema informático para seleccionar o cargo em questão.

  5. No campo originador, insira o nome da pessoa que criou o documento.

  6. No caso do tipo de documento ter um comité de região atribuído por defeito, este surgirá automaticamente, aquando da criação do novo documento. No entanto, este poderá ser alterado nessa altura. Poderá utilizar a seta de pesquisa para abrir a sessão comités e seleccionar o comité responsável pela revisão do documento Nota: Apenas o presidente do comité tem acesso à gestão dos revisores. No caso de Processo de Aprovação rápida não é necessário um comité.

  7. Assinale se pretende utilizar uma sequência de revisores fixa para a revisão do documento. No caso de activar esta opção, apenas o presidente do comité poderá definir os revisores a utilizar e sua sequência, bem como quais os revisores a notificar.

  8. Assinale se pretende activar o modo revisão exclusiva. Neste modo de revisão, apenas o utilizador que criou o documento poderá enviar o mesmo para revisão.

  9. Preencha as chaves de busca, pelas quais pretende pesquisar o documento. Nota: A chave de busca I é preenchida automaticamente com uma cópia do titulo do documento.

  10. Clique salvar . Repare que o sistema cria automaticamente a primeira versão (revisão) do documento. Note que o ícone revisões de documentos (), que se encontrava desactivo, está agora activo.

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