Título do documento Manual de Procedimentos Módulo odm – erp baaN/ln controlo Documental Identificação do Documento



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Gerir Tipos de Documentos


Quando um utilizador regista um novo documento, terá, obrigatoriamente de indicar qual o tipo de documento que pretende registar (Exemplos: Wire Rope Specification, Ficha de Processo, Gama de Controlo, etc…).

O administrador do sistema de gestão documental deve definir os tipos de documentos utilizados na organização. Isso é feito na sessão Tipos de (dmdoc2510m000).

O tipo de documento define o modo de revisão do documento e pode, opcionalmente ser usado para definir a máscara do código de documento (exemplo: FP-######, originará códigos sequenciais FP-000001, FP-000002, …, FP-N;) e os tipos de ficheiros que podem ser anexos ao documento.

O tipo de documento pode ser utilizado em conjunto com o mecanismo de autorizações para limitar o acesso aos vários tipos de documentos, por exemplo, um elemento do Grupo de Engenharia do Offshore não terá acesso a editar os documentos do tipo Wire Rope Specification, mas poderá visualizá-los.


    1. Modos de Revisão de Documentos


Quando se define um tipo de documento, especifica-se o seguinte:

  • Tipo de Revisão: alfanumérica ou data de publicação. Isto é feito configurando as máscaras para a versão do tipo de documento (consultar secção relativa a máscaras para mais informações).

  • Se se usa revisão de ficheiros ou não. Caso afirmativo, sempre que se altera um ficheiro anexo, a versão do documento incrementa automaticamente.

A combinação destes dois parâmetros resulta em 4 modos de revisão possíveis:

  • Revisões Alfanuméricas sem revisão de ficheiros anexos

O valor da revisão incrementa quando é criada uma nova revisão:

REV-1,VER-2, VER-3,etc…



  • Revisões com data de publicação sem revisão de ficheiros anexos

Os valores das revisões passam a ser 15-02-2010, por exemplo.

  • Revisão de ficheiros anexos activa

O valor da revisão é o valor da revisão mais recente dos ficheiros anexos.
    1. Visualizar lista de tipos de documentos


  1. No menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Gestão de Documento >> Documentos >> Tipos de Documento. A sessão Tipos de Documento (dmdoc2510m000) inicia listando os tipos de documento já registados, a sua descrição e o comité atribuído por defeito.



Figura 8‑32 - Sessão Tipos de Documento (dmdoc2510m000)
    1. Criar Novo Tipo de Documento




  1. No menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Gestão de Documento >> Documentos >> Tipos de Documento. A sessão Tipos de Documento (dmdoc2510m000) inicia listando os tipos de documento já registados, a sua descrição e o comité atribuído por defeito.

Clique Arquivo>>Novo. A sessão de detalhe de tipo de documento (dmdoc2110s000) inicia.

Figura 8‑33 - Sessão de detalhe de tipo de documento (dmdoc2110s000)

  1. No campo Tipo Insira o nome que pretende para o tipo do documento (exemplo: WRS ou FP)

  2. Escolha o tipo de revisão que pretende (alfanumérico ou por data)

  3. O campo opcional “comité” permite associar um comité de revisão que será associado por defeito a novos documento deste tipo. O comité poderá ser alterado no momento da criação de documentos. Cada comité incluirá os seus revisores, para mais informações sobre comités e revisores por comité consulte a área de comités.

  4. Clique na seta de pesquisa de bibliotecas para abrir a sessão Bibliotecas (dmsys0540m000) e escolher qual a biblioteca correspondente ao tipo de documento que está a ser criado. Se o campo biblioteca não for preenchido no momento da criação do tipo de documento, a biblioteca poderá ser alterada ao criar um novo documento, caso contrário, não será possível alterar a biblioteca.
    1. Associar tipos de ficheiro a tipos de documentos


É possível limitar o tipo de ficheiros e suas extensões que podem ser associados a um dado tipo de documento. Se não existirem tipos de ficheiros associados ao tipo de documento, poderá associar qualquer ficheiro a os documentos desse tipo.

  1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Gestão de Documento>> Arquivos >> Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo. A sessão Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo (dmdoc2550m000) surge, listando os tipos de artigo associados ao tipo de documento seleccionado no campo Tipo de documento no topo da sessão.

  2. Verifique que o tipo de documento ao qual pretende associar tipos de ficheiro está seleccionado no campo tipo de documento, no topo da sessão. Caso contrário utilize as setas de navegação () ou o comando localizar () para pesquisar o tipo de documento que pretende. Caso não exista ainda nenhum tipo de ficheiro associado ao tipo de documento que pretende, terá que clicar “novo grupo” (). O campo “Tipo de Documento” torna-se editável e poderá clicar na seta de pesquisa ( ) para abrir a sessão tipos de documento e escolher o pretendido.

  3. Na sessão Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo (dmdoc2550m000), clique Arquivo>> Novo, um novo registo surgirá na tabela, como ilustrado na figura seguinte.

  4. Clique na seta de pesquisa () para escolher o tipo de ficheiro que pretende associar.

  5. No final de completada a lista clique “gravar” ou “gravar e fechar”.



8‑34 - Sessão “Tipo de documento – Atribuição de tipo de arquivo” (dmdoc2550m000)

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