Título do documento Manual de Procedimentos Módulo odm – erp baaN/ln controlo Documental Identificação do Documento



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Gerir Áreas Montadas


Se um utilizador pretende aceder a ficheiros que estão localizados num outro computador da mesma LAN, essa área deve ser montada no computador do utilizador.

Áreas de trabalho com ficheiros que estão localizadas em computadores sem o Vault Server instalado também devem ser montadas.


      1. Visualizar lista de áreas montadas


Para visualizar a lista de áreas montadas no sistema, no menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Gestão de sistema de áreas>>Áreas Montadas. A sessão áreas Montadas (dmdoc5150m000) inicia:



Figura 5‑19 - Sessão áreas Montadas (dmdoc5150m000)
      1. Registar uma nova área montada


Para registar uma área montada, siga os passos:

  1. Na sessão Áreas Montadas (dmdoc5150m000), no menu Arquivo clique Novo… A sessão de detalhes de Área Montada inicia:



Figura 5‑20 - Sessão de detalhes de Área Montada



  1. Seleccione a área que pretende montar de entre o conjunto de áreas de trabalho já registadas na sessão áreas ou insira directamente o identificador.

  2. Seleccione o servidor que pretende aceder á área em questão, ou seja, o servidor em que área será montada. Pode inserir o id directamente ou clicar na seta para pesquisar na tabela de servidores.

  3. Insira o caminho para a área, partindo da máquina onde a área está a ser montada. Por outras palavras, o caminho partindo do computador local para o qual a área está a ser montada. Exemplo: Montar uma área (pasta “work”) que está localizada num PC na Maia com endereço IP 192.168.1.13, num pc da Póvoa: \\192.168.1.13\odm\work.
  1. Gerir Bibliotecas


O ODM utiliza bibliotecas lógicas para armazenar os docuemtnos numa estrutura hierárquica. As bibliotecas de documentos simplificam a pesquisa de documentos e permitem gerir as áreas seguras para documentos.

Quando um utilizador cria um novo documento, ele deverá especificar qual a biblioteca a que o documento pertence, isso faz com que o documento seja armazenado numa área (pasta do servidor) referente à biblioteca escolhida.

As bibliotecas são crias numa sessão dedicada e a cada biblioteca é associada uma área segura. Quando uma revisão de documento é submetida ou publicada, os ficheiros pertencentes a essa revisão são movidos para a área segura associada à biblioteca.

Os utilizadores não têm acesso directo à pasta correspondente à área segura. Apenas podem aceder aos ficheiros a partir das sessões do ERP LN.

As bibliotecas são ligadas a um tipo de documento, logo quando o utilizador escolhe o tipo de documento a criar, o sistema define a biblioteca de forma automática.

Dois documentos apenas poderão estar em bibliotecas diferentes se forem de tipos diferentes.


      1. Visualizar a lista de bibliotecas (dmsys0540m000)


Para visualizar a lista de bibliotecas, no menu Gestão de dados de Objecto, faça duplo clique em Gestão de Documento>>Documentos>>Bibliotecas.

A sessão Bibliotecas (dmsys0540m000) inicia, listando as bibliotecas já definidas:





Figura 6‑21 - Sessão Bibliotecas (dmsys0540m000)


      1. Criar uma nova Biblioteca


Procedimento:

  1. Na sessão Bibliotecas (dmsys0540m000), no menu Arquivo clique Novo.

  2. Insira o identificador para a biblioteca, no caso de não ser gerado um automaticamente pelo sistema de máscaras.

  3. Insira uma descrição para a biblioteca.
      1. Gerir conteúdos de uma biblioteca de documentos


Uma biblioteca pode conter sub-bibliotecas, documentos e áreas de segurança. A partir da sessão bibliotecas (dmsys0540m000) poderá:

  • Configurar as hierarquias de bibliotecas: Associar bibliotecas que serão sub-bibliotecas de outra biblioteca.

  • Visualizar a lista dos documentos contidos numa biblioteca.

  • Associar uma Área de segurança a uma biblioteca, onde os documentos pertencentes a essa biblioteca serão seguramente armazenados.

Para realizar estas operações consulte os próximos tópicos.
      1. Abrir a sessão “ERP Objects linked to library”


Para abrir a sessão ERP Objects linked to library (dmsys9113m000), a partir da sessão bibliotecas (dmsys0540m000) , no menu Especifico, clique “Objectos Anexados”, conforme se ilustra na figura seguinte ou pressione Ctrl+Shift+A.



Figura 6‑22 - Sessão Bibliotecas (dmsys0540m000)

A sessão ERP Objects Linked to Library (dmsys9113m000) inicia , listando os tipos de objectos que podem ser incluídos na biblioteca, bem como o numero de objectos de cada tipo que estão actualmente incluídos:





Figura 6‑23 - sessão ERP Objects Linked to Library (dmsys9113m000)
      1. Criar uma hierarquia de bibliotecas lógicas


Para criar uma hierarquia de bibliotecas siga o procedimento seguinte:

  1. Na sessão ERP Objects Linked to Librarys (dmsys9113m000) , faça duplo clique no registo de bibliotecas (LIBR - Libraries). A sessão “Library Contens” (dmdoc9110m000) inicia, listando as sub-bibliotecas contidas na biblioteca indicada no campo Biblioteca, no topo da sessão, como ilustra a figura seguinte.



Figura 6‑24- Sessão Library Contents (dmdoc9110m000) para entidades do tipo biblioteca

  1. No menu Arquivo clique Novo. Um novo registo é adicionado à tabela.

  2. Clique na seta de pesquisa para abrir a sessão bibliotecas e seleccionar uma biblioteca como biblioteca filha da anterior ou crie uma nova biblioteca,a como descrito anteriormente.
      1. Associar uma área segura a uma biblioteca


Procedimento:

  1. Na sessão bibliotecas (dmsys0540m000) seleccione linha da biblioteca à qual pretende associar uma área segura.

  2. No menu especifico, clique “Objectos Anexados”, ou em alternativa pressione Ctrl+Shift+A. A sessão “ERP Objects Linked to Library” (dmsys9113m000) inicia, mostrando o tipo de objectos associados à biblioteca.

  3. Faça duplo clique na linha correspondente ao objecto VAULT SERVER ou em alternativa aceda ao menu Especifico e clique “Anexos de Objecto”.

  4. A sessão “Library Contens” (dmdoc9110m000) para entidades do tipo “Area” inicia.

  5. Clique Arquivo>>Novo e um novo registo será adicionado à tabela como ilustra a figura seguinte:



Figura 6‑25 - Sessão Library Contents (dmdoc9110m000) para entidades do tipo Area

  1. Clique na seta de pesquisa ( ) para abrir a sessão “Áreas” e escolher uma área a associar ou criar uma nova área.



Figura 6‑26 - sessão de escolha de áreas (dmdoc5120m000)

Nota:


Podem ser associadas várias áreas de segurança a uma biblioteca. Essas áreas são chamadas de áreas primárias. A essas áreas primárias, podem ser ligadas áreas secundárias. Quando uma versão de um documento é submetida para aprovação ou publicada, surge uma janela com a lista de áreas primárias. Quando o utilizador escolhe uma das áreas primárias, os ficheiros são movidos para essa área primária e são adicionadas cópias às áreas secundárias que estão associadas à área primária que foi escolhida.
      1. Visualizar áreas secundárias associadas a áreas primárias


  1. No menu Gestão de dados de objecto, faça duplo clique em Configuração ODM >> Gestão de Sistema de Áreas >> Áreas.

  2. A sessão áreas (dmdoc5120m000) surge com a lista de todas as áreas existentes.

  3. Seleccione a área de segurança à qual pretende atribuir uma área secundária e no menu específico clique “Áreas de Segurança Relacionadas”. A sessão “Related Vault Areas” (dmcom9110m000) surge, listando as áreas secundárias associadas à área primária mostrada no campo ID de área no topo da sessão.


      1. Adicionar nova área secundária a uma área primária




  1. Na sessão Related Vault Areas, clique Arquivo>>Novo, um novo registo será adicionado à tabela.



Figura 6‑27 - Sessão Related Vault Áreas

  1. Utilize a seta de pesquisa() para abrir a sessão áreas e escolher qual a área de segurança que pretende associar como secundaria ou crie uma nova área.
      1. Visualizar lista de documentos contidos numa biblioteca


Para visualizar a lista dos documentos de uma biblioteca siga os passos seguintes:

  1. Na sessão bibliotecas (dmsys0540m000) seleccione linha da biblioteca à qual pretende visualizar alista de documentos.

  2. No menu específico, clique “Objectos Anexados”, ou em alternativa pressione Ctrl+Shift+A. A sessão “ERP Objects Linked to Library” (dmsys9113m000) inicia, mostrando o tipo de objectos associados à biblioteca.

  3. Faça duplo clique na linha correspondente ao objecto DOCS – Documents. A sessão Library Contents (dmcom9110m000) para entidades do tipo documento, inicia, listando todos os documentos contidos na biblioteca:



Figura 6‑28 – Sessão Library Contents (dmcom9110m000) para entidades do tipo documento
      1. Visualizar documentos de uma biblioteca em forma de árvore




  1. Na sessão bibliotecas (dmsys0540m000) seleccione linha da biblioteca à qual pretende visualizar a lista de documentos.

  2. No menu especifico clique “procurar”, ou em alternativa clique no ícone . A sessão de Procura de Objecto (dmcomobjbrows) inicia mostrando a estrutura em árvore dos objectos contidos na biblioteca.



Figura 6‑29 - Sessão de Procura de Objecto (dmcomobjbrows)



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