Ministério da Educação



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Ministério da Educação


Universidade Tecnológica Federal do Paraná

Câmpus Ponta Grossa

Diretoria de Planejamento e Administração

Departamento de Serviços Gerais






Tutorial de Correspondência




  1. Malote e correios são expedidos toda terça e quinta-feira às 14h, por isso será postado aquilo que for recebido até as 12h do dia da postagem. Se necessário podemos aguardar até 13h30min, para isso entre em contato e solicite.

  2. Toda correspondência para a UTFPR – seja a reitoria, a sede ou um dos câmpus – deverá obrigatoriamente ser enviada por MALOTE.

  3. O Aviso de Recebimento (AR) somente pode ser usado nas categorias “Registrado Urgente” e “SEDEX”.

  4. Correspondência com mais de 500 g deve ser enviado obrigatoriamente por SEDEX.

  5. Somente serão recebidas pelo DESEG as correspondências cadastradas no SRS.

  6. O chamado deverá ser aberto preferencialmente no mesmo dia em que a correspondência for entregue fisicamente ao DESEG.

  7. Para facilitar a identificação, ao criar o chamado digite no campo “Título” o nome do destinatário.

  8. Chamados duplicados e aqueles abertos há mais de sete (7) dias sem que tenham sido encaminhados fisicamente ao DESEG serão cancelados.

  9. Para as correspondências que recebermos para o câmpus serão realizadas três tentativas de entrega, não se conseguindo (geralmente devido ao setor estar fechado), um e-mail será encaminhado ao destinatário, informando o ocorrido e solicitando que retire a correspondência diretamente no DESEG.

  10. Quando o nome não for encontrado no sistema será procurado no Hotel Tecnológico e a na COGERH, após as negativas será colocado “não é servidor do câmpus” e encaminhado para devolução.

  11. Informações mais detalhadas podem ser consultadas nas Normas de Correspondência.

Normas de Correspondência


Dispõe sobre as normas e procedimentos do serviço de recebimento, envio e distribuição de correspondência.

TÍTULO I


DO SERVIÇO DE CORRESPONDÊNCIA
Art. 1º Malote e correios são expedidos toda terça e quinta-feira às 14h.

Parágrafo único. Ambos devem estar na portaria no horário mencionado.

Art. 2º Malote é recebido toda quarta e sexta-feira. Correio é recebido todos os dias, manhã e tarde.
TÍTULO II

DA EXPEDIÇÃO

CAPÍTULO I

Da Criação do Chamado e o do Recebimento pelo DESEG


Art. 3º Toda correspondência para a UTFPR – seja a reitoria, a sede ou um dos câmpus – deverá obrigatoriamente ser enviada por malote.

Art. 4º A responsabilidade pelo preenchimento dos endereços do destinatário/remetente no envelope, do lacre (cola) e do Aviso de Recebimento (AR) é do remetente.

§ 1º No envio com AR, é importante colocar nome e/ou departamento no AR para localização posterior.

§ 2º O AR somente pode ser usado nas modalidades “Registrado Urgente” e “SEDEX”.

§ 3º Correspondência com mais de 500 g deve ser utilizada a categoria “SEDEX”.

Art. 5º Somente serão recebidas pelo DESEG as correspondências cadastradas no SRS.

§ 1º Caso não esteja, o DESEG disponibilizará um computador para isso (lembrando que apenas servidores e alunos têm acesso ao SRS).

§ 2º Para facilitar a identificação, digite no campo “Título” o nome do destinatário.

§ 3º No caso do envio de diversas “carta simples” pelo mesmo remetente, poderá ser aberto um único chamado, desde que sejam anexados os endereços de envio (preferencialmente num arquivo único), e colocado no campo “Título” a quantidade de cartas.

§ 4º O chamado deverá ser aberto preferencialmente no mesmo dia em que a correspondência for entregue fisicamente ao DESEG.

Art. 6º O DESEG, ao receber a correspondência, verificará se está na categoria correta, principalmente se destinada à UTFPR (obrigatoriamente por malote). Caso não esteja será regularizada a categoria. Estando certo, irá atribuir o chamado para o usuário “cor”, alterando o status do chamado para “processando”, dessa forma controlando o que já foi recebido e o que ainda está pendente.

Art. 7º Será postado aquilo que recebido até as 12h do dia da postagem.



Parágrafo único. Quando necessário, pode-se aguardar até as 13h30min, para isso entre em contato com antecedência.
CAPÍTULO II

Da postagem

SEÇÃO I

Malote
Art. 8º Verificar a etiqueta do malote, a qual deve estar destinada à Curitiba.



Art. 9º Ao chegar o estagiário confere os pacotes que serão encaminhados pelo malote, preenchendo o arquivo “Controle de malote – digitar_imprimir”, localizado na pasta compartilhada “DESEG” > “Correspondências”. Imprime em duas vias, assina e encaminha junto ao malote. Após isso deverá deixar o arquivo impresso em branco novamente (ou apenas fechar sem salvar), para evitar confusões na próxima postagem.

Parágrafo único. Uma via do “Controle de malote” será assinada pelo receptor em Curitiba e encaminhada no próximo malote para arquivamento em Ponta Grossa.

Art. 10 Lacrar o malote e deixá-lo na portaria.
SEÇÃO II

Correios
Art. 11 Ao chegar, o estagiário prepara as correspondências com base nas categorias selecionadas no SRS:

I - Carta simples: bater carimbo de “Carta”, realizar a contagem e escrever na lista de postagem dos Correios a quantidade de objetos “Cartas Simples” (embaixo à esquerda);

II - Registrado urgente: bater carimbo de “Carta”, colar etiqueta de “Registrado Urgente”, colar o código na lista de postagem, preencher os demais campos (destinatário, município, UF, CEP, AR, MP);

III – SEDEX: bater carimbo de “SEDEX”, colar etiqueta de “SEDEX”, colar o código na lista de postagem, preencher os demais campos (destinatário, município, UF, CEP, AR, MP);

§ 1º Em caso de envio com AR, o código é colado no AR (logo acima da parte “Tentativas de entrega”) e preenchido à mão na lista de postagem.

§ 2º O carimbo e a etiqueta são batido/colada sempre no lado que aponta o destinatário.

Art. 12 A lista de postagem deverá ser datada e encaminhada juntamente às correspondências para a portaria.


CAPÍTULO III

Do Controle no SRS


Art. 13 Todo o controle de envio de malote e correios será realizado exclusivamente pelo SRS, por isso a importância de receber apenas correspondências cadastradas no sistema.

Art. 14 Preferencialmente com a lista de postagem dos Correios e o controle de malote em mãos, deverão ser solucionados os chamados atribuídos:

I - Para as categorias “Malote” e “Carta simples”: poderá selecionar todos os chamados dessas categorias na tela de resumo e, na caixa de seleção localizada na parte inferior da tela, selecionar “Atualizar” > “Status” > “Solucionado” > “Enviar”.

II - Para as categorias “Registrado urgente” e “SEDEX”: deverá abrir cada um dos chamados, selecionar a aba “Soluções”, escolher o “Template de solução” > “Correspondência enviada”, preencher na “Descrição” o código de rastreio e clicar no botão “Atualizar” localizado abaixo.

Art. 15 Chamados duplicados e aqueles abertos há mais de sete (7) dias sem que tenham sido encaminhados fisicamente ao DESEG serão cancelados da seguinte maneira: atribuir ao usuário “cor”, selecionar a aba “Soluções”, escolher o “Template de solução” > “Serviço não realizado”, preencher na “Descrição” o motivo de cancelamento (duplicado; correspondência não enviada fisicamente etc.), clicar no botão “Atualizar” localizado abaixo, alterar a “Categoria” para “Cancelado” do DESEG, clicar em “Atualizar”.
TÍTULO III

DA DISTRIBUIÇÃO DE MALOTE E CORREIOS


Art. 16 Todas as correspondências recebidas pela portaria em que foi necessária a assinatura do vigilante deverão ser entregues ao DESEG mediante protocolo, eximindo a portaria de arcar com possíveis extravios de documentos importantes.

Parágrafo único. O DESEG antes de assinar o protocolo deverá verificar os documentos.

Art. 17 Ao receber o malote para distribuição no câmpus, a ficha de controle que vem no interior será comparada com os envelopes, visando identificar possíveis inconsistências. Essa ficha será arquivada na caixa “Controle do Malote”.

Art. 18 Todas as entregas que o DESEG realizar deverão ser protocoladas da seguinte maneira:

I - Destinatário: (nome do setor);

II - Discriminação: De (nome da pessoa jurídica ou física que enviou);

III - Discriminação: A/C (nome da pessoa física se houver);

IV - Discriminação: Código (do SEDEX se houver).

Art. 19 As correspondências serão entregues sempre ao setor, portanto não há necessidade do destinatário receber pessoalmente.

Art. 20 Haverá cinco cadernos de protocolo sendo: um para cada diretoria, e outro englobando os setores GADIR, ASCOM, Associação, COGERH, COGETI e FUNTEF.

Art. 21 A distribuição será realizada diariamente, tanto pela manhã quanto a tarde.

Art. 22 Se o setor do destinatário for desconhecido – isto é, constando apenas o nome – deverá ser realizada pesquisa no sítio .

Parágrafo único. Se o nome não for encontrado deverá entrar em contato telefônico com o Hotel Tecnológico (para verificar as empresas incubadas) e a COGERH (para verificar servidores novos), após as negativas será colocado “não é servidor do câmpus” e encaminhado para devolução.

Art. 23 Correspondência em nome da UTFPR em que não conste nenhuma outra informação (nome ou setor) serão encaminhadas ao GADIR.

Art. 24 Serão realizadas três tentativas de entrega, não se conseguindo (geralmente devido ao setor estar fechado), um e-mail será encaminhado ao destinatário, informando o ocorrido e solicitando que retire a correspondência diretamente no DESEG.
TÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS


Art. 25 No caso de recebimento de malotes ou correspondências enviadas por engano ao Câmpus Ponta Grossa, estas serão encaminhadas por malote ao destino correto, devendo ser cadastradas no SRS pelo próprio DESEG.

Art. 26 Dúvidas, críticas ou sugestões deverão ser encaminhadas ao DESEG, mediante SRS.



Art. 27 Esta norma deverá ter divulgação ampla e constar na página da UTFPR, bem como alterações posteriores.

Ponta Grossa, 21 de julho de 2014


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