Levantamento da massa documental acumulada



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Anexo I

LEVANTAMENTO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA







Órgão produtor:




Espécie documental:




Como estão acondicionados (embalagens):




Estado de Conservação:

□ Bom

Regular

□ Ruim

Sistema de Organização:

Assunto

□ Numérico

□ Cronológico

□ Outro

Datas limites:




Quantidade (caixas/unidades/metros lineares):




Observação:




ESPÉCIE DOCUMENTAL: Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ex. Documentação escolar, processos, documentação de servidores, etc.
DATAS-LIMITES: Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e término do período abrangido por um conjunto de documentos.

Exemplo: Documentação Escolar de 1970(início) a 1985(término).



Datas Limites: 1970 a 1985

Anexo II

CRITÉRIOS PARA MENSURAÇÃO DE ACERVOS

Documentos em caixa arquivo: efetuar a contagem numérica.



Não possui Fórmula, se limita à Quantidade de caixas.

Caixas armazenadas em estantes: medir o comprimento de uma prateleira, em metros (CP), multiplicar pelo número de prateleiras da estante (NP) e, por fim, multiplicar o resultado pelo número total de estantes (NE).



Fórmula: (CP x NP) x NE= Total.

Documentos armazenados em arquivo de aço: medir a profundidade da gaveta (PG), multiplicar pelo número de gavetas que o arquivo possui (NG) e, por fim, multiplicar pela quantidade total de arquivo de aço (QA).



Fórmula: (PG x NG) x QA= Total em metros lineares.

Documentos amontoados (documentos fora da caixa de arquivo, não acondicionado em armários): multiplicar a Altura (A) pela Largura (L) e pelo Comprimento (C) para obter o volume de documentos em metros cúbicos e multiplicar esse total por 12 (doze) para efetuar a conversão para metros lineares.



Fórmula: (A x L x C) x 12= Total em metros lineares.

Fotografar os arquivos – máximo 4 fotos em uma folha.



Modelo de Formulário

LEVANTAMENTO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA





Órgão produtor:

EE xxxxxxxxxx

Espécie documental:

Documentação escolar, processos, documentação de servidores.

Como estão acondicionados (embalagens):

Caixas de arquivos e armários

Estado de Conservação:

□ Bom

□ Regular

□ Ruim

Sistema de Organização:

□ Assunto

□ Numérico

□ Cronológico

□ Outro

Datas limites:

1977 - 2015

Quantidade (caixas/unidades/metros lineares):

(Arquivados em caixas )- 50 caixas de arquivos

(Arquivados em 3 armário de aço com 4 gavetas) – 0,60cm (profundidade da gaveta) x 4 (nº de gavetas) x 3 (quantidade de armários) = 7,2 metros lineares



(documentos amontoados, ou seja, não acondicionados) – 0,50 x 0,80 x 1,50 = 0,6 metro linear

Observação:



Modelos de Fotos



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