Antecedentes



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Chefe da Administração do PRODEM

Termos de Referência

Antecedentes


A COWI foi contratada pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros da Dinamarca, em nome da Danida, ASDI, Irish Aid e Agência Suíça para o Desenvolvimento e Cooperação, para prestar «Assistência Técnica para Gestão do Programa, Gestão de Fundos e Desenvolvimento de Capacidades» ao Programa de Desenvolvimento Municipal, PRODEM, que beneficia 26 municípios de cinco províncias do norte e centro de Moçambique e instituições seleccionadas do governo central. Para alcançar os objectivos do PRODEM, a COWI coopera com um vasto leque de actores nacionais e subnacionais, estatais e não estatais, e abriu escritórios em Maputo, em Nampula e em Pemba.

Os presentes TdR foram elaborados para o Oficial de Aquisições do PRODEM, que será contratado pela COWI Moçambique, Ltd. e trabalhará com a Assistência técnica da COWI no apoio à PRODEM, inicialmente até ao fim de Dezembro de 2017.



Objectivos

Objectivo geral: Apoiar a implementação da assistência técnica a ser prestada pela COWI ao PRODEM em todos os aspectos relacionados com a administração, logística, aquisições, transporte e administração de Recursos Humanos.

Objectivos específicos: Especificamente, a Chefe da Administração deve trabalhar para garantir que o Coordenador do Programa seja efectivamente apoiado no cumprimento das suas funções.

Na sua qualidade de assistente de Recursos Humanos, a Chefe da Administração deve manter relações cordiais com todos os membros nacionais e internacionais da equipa técnica da COWI de apoio ao PRODEM e ajudá-los a resolver questões de ordem prática que influenciam o seu desempenho. Ela deve gerir os processos de recrutamento relativos ao pessoal nacional e manter contacto com a COWI Moçambique.




Principais funções e responsabilidades


O Chefe da Administração é responsável por prestar apoio eficaz e eficiente na área de administração para a implementação do PRODEM. As funções principais incluem, mas não se limitam necessariamente às seguintes:

  1. Apoio Logístico e Administrativo, que inclui a gestão do pessoal de apoio em Maputo e a administração das actividades do dia-a-dia do escritório com vista a garantir um funcionamento eficiente, em colaboração com o Gestor Sénior Financeiro e de Operações do PRODEM, e nos escritórios de Nampula e Pemba em colaboração com o Gestor do Pilar 1, caso seja necessário.



  1. Aquisições (Procurement), que inclui a monitoria de todos os processos de aquisições, em coordenação com o responsável por está area, de acordo com as secções relativas às Aquisições (Procurement) perscritas no Manual de Procedimentos.



  1. Apoio ao Gestor do Pilar 2 em termos de documentação necessária para a operacionalização dos desembolsos às instituições no quadro do Pilar 2 e apoio ao Gestor Sénior Financeiro e de Operações nas mesmas áreas, com alguns parceiros no âmbito do Pilar 1 apoiados pelo PRODEM, com base no orçamento aprovado.



  1. Responsável pelo apoio administrativo e logístico à organização de conferências, workshops, retiros, etc.



  1. Gestão dos Recursos Humanos – pessoal nacional e internacional, que inclui a gestão de parte dos processos individuais, nomeadamente mapas de assiduidade, autorizações de licenças, etc. Toda a documentação contratual está sob a responsabilidade da COWI.




  1. Gestão de Informação: Inclui o tratamento da entrada e saída de toda a correspondência e e-mails em geral, assim como o arquivo electrónico no portal do PRODEM e a manutenção de um arquivo em papel de todos os documentos importantes.



  1. Apoio Institucional: Em coordenação com o pessoal do PRODEM, o Chefe da Administração deve apoiar o Gestor Sénior Financeiro e de Operações na revisão das práticas e procedimentos do programa, de modo a determinar se podem ser introduzidas melhorias em áreas como o fluxo de trabalho e procedimentos a seguir na elaboração de relatórios, sugerindo revisões ao Manual de Procedimentos.




  1. Elaboração de Relatórios, que inclui a preparação de actas de reuniões, relatórios, memorandos, cartas, documentos de apresentação e de outra natureza utilizando o processamento de texto (Word), planilhas, PowerPoint, base de dados, etc.

  2. Logística: Aquisição diária de bilhetes de passagem aérea para todo o pessoal, reserva de hotéis e requisição de pagamentos, processamento de pedidos de ajudas de custo e responsabilidade por toda a preparação logística para a realização de workshops, cujo número de participantes pode atingir as 100-150 pessoas.




  1. Visitas de Monitoria: Apoiar o Coordenador do Programa e o Especialista em Monitoria e Avaliação na preparação dos programas para equipas de visitantes (PRAG, Auditoria de Controlo de Qualidade da COWI, Revisões dos Doadores, Visitas de Campo Conjuntas, etc.) e prestar o apoio logístico necessário a tais equipas.

  2. Assistente Executivo do Coordenador do Programa, que inclui a definição do seu itinerário, a organização de reuniões e viagens e apoio à elaboração de cartas e memorandos oficiais.

  3. Qualquer outra tarefa atribuída pelo Director do Projecto e pelo Gestores dos Pilares.

O Chefe da Administração presta contas ao Coordenador do Programa. Esta posição estará está baseida no escritórios do PRODEM em Maputo, mas também se deverá deslocar-se aos escritórios de Nampula e Pemba, consoante as necessidades.

Maputo, 05 de Septiembre de 2016








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