Ainda não existe política definida em normas



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Encontro21.09.2018
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Questão 1) São produzidos documentos digitais no âmbito deste Ministério? Em caso afirmativo, a partir de que ano são produzidos, onde estão armazenados (CDs, DVDs, Servidores de rede)? Ademais, são ou foram digitalizados documentos de algum acervo, se sim, qual?

São produzidos desde o dia 04 de abril de 2016 por que implantamos o Sistema Eletrônico de Informações – SEI. Os arquivos ficam armazenados em servidores de rede. Todos os documentos anteriores ao SEI que necessitam de algum tipo de movimentação estão sendo digitalizados.

Questão 2) Supõe-se que o Ministério produz uma grande quantidade de documentos digitais, e considerando a Resolução n° 39 do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos (Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais), como forma de ter um ambiente autêntico para o armazenamento seguro e como fonte de prova dos e-mails institucionais, documentos digitais e digitalizados, para prover preservação e acesso em longo prazo. Existem iniciativas voltadas para Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais? Se sim, é adotado algum critério de preservação tal como, backup de segurança, migração para outros suportes ou formatos, encapsulamento ou preservação da tecnologia?

São feitos backups a cada três horas em fita e de hora em hora na própria máquina. Como o Sistema entrou tem apenas uma semana ainda não estabelecemos outros procedimentos de preservação, mas serão implementados em tempo hábil.

Questão 3) Caso o Ministério pratique alguma ação de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais, existe política definida nas normas do Ministério?

Ainda não existe política definida em normas.

Questão 4) Referente à Cadeia de Preservação, “Sistema de controle que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo”. Existem medidas de segurança adotadas em relação ao conteúdo digital? Assim como, assinatura digital, cópia de segurança em outra mídia, controle de acesso e antivírus?

A maioria dos documentos são assinados na modalidade assinatura cadastrada, com login e senha, que tem a autenticidade garantida pela Portaria nº 102/2016 do Ministério das Cidades. Os documentos que têm atos decisórios são assinados na modalidade assinatura digital com o uso do token fornecido pelo SERPRO, bem como a autenticação de documentos digitalizados.

Temos controle de acesso por unidades, só quem tem acesso a determinada unidade consegue visualizar processos restritos e no caso de processos sigilosos o controle é feito por pessoa, apenas a pessoa que criou consegue visualizar o processo e a quem ela der autorização de acesso.

Temos antivírus.

Questão 5) Para o CONARQ/CTDE, Avaliação significa o “Processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda e sua destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos”. No Ministério, existe uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos ou critérios para Avaliação dos documentos a serem preservados?

Temos apenas a avaliação de documentos da área meio que respeita o Código do CONARQ, nosso plano da área fim ainda não está pronto, por isso não fazemos avaliação dos documentos finalísticos.

Questão 6) No Ministério, há tecnologia que faz o gerenciamento dos documentos arquivísticos digitais conforme práticas e normas da Arquivologia, relacionadas à Gestão Documental, por exemplo: gestão das informações descritivas (metadados) dos documentos registrados no sistema, metadados de busca e localização dos documentos?

O Sistema que usamos faz a gestão das informações com os seguintes metadados: classificação, tipo de documento, tipo de processo, descrição do documento/processo, assinante, unidade e sigla do usuário.

Questão 7) O Ministério faz uso de alguma estratégia de proteção das características do documento arquivístico digital, para preservar a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos?

O que preserva a autenticidade do documento é a assinatura digital tanto dos documentos já produzidos no Sistema quanto daqueles que são digitalizados e incluídos e a relação orgânica é mantida pois os documentos são classificados já na produção.

Questão 8) Caso não exista, há estudo e planejamento para execução de ações de preservação dos documentos arquivísticos digitais a fim de enfrentar os problemas causados pelas mudanças tecnológicas?

Ainda não há, mas temos a intenção de fazer uma política de preservação dos documentos arquivísticos digitais.



Questão 9) A Resolução n° 43 do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos (estabelece diretrizes para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente...). No Ministério, há alguma iniciativa neste sentido? Se não, há perspectiva de implantação de um RDC-Arq no âmbito de atuação do Ministério?

Ainda não há. Como o uso de arquivos digitais só começou há uma semana ainda não tivemos tempo de planejar essa implantação, mas iremos observar todas as recomendações do Conarq.

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